Reduza a sobrecarga de trabalho – Peça ajuda

Publicado em Business Communication Business Relationships Career Management Managing People Uncategorized em 3 de janeiro de 2021 por Shari Harley.

Não é fácil admitir quando estamos sobrecarregados e precisamos de ajuda. Na verdade, é uma coisa tão difícil dizer que, em vez de pedir ajuda, a maioria de nós trabalha mais duro ou por mais tempo ou procura um novo emprego. Admitir a sobrecarga de trabalho não é uma fraqueza e não é ruim. Tudo depende de como você lida com isso.

Se você estiver com uma sobrecarga de trabalho e não tiver certeza do que fazer, considere seguir estas quatro etapas.

Elimine a sobrecarga de trabalho, etapa um: Toda vez que você se pegar fazendo algo que outra pessoa poderia e deveria fazer, anote, incluindo quanto tempo a tarefa demorou. Fazer isso criará consciência de quanto tempo você gasta fazendo coisas que podem não ser o melhor uso de suas habilidades e experiência. Em seguida, trabalhe com quem você precisa em sua organização para direcionar esse trabalho para onde ele pertence. Essa prática não é para fazer você parecer uma “estrela”. É uma forma empreendedora de abordar o seu trabalho.

O mantra do proprietário da empresa é: “Se eu posso pagar a alguém menos do que recebo para fazer algo, eu deveria fazer isso”. Considere como você pode aplicar essa prática ao seu local de trabalho, sem parecer ser alguém que não “lava janelas”. Ou seja, você não quer ser ou aparentar ser alguém que não está disposto a fazer um trabalho pesado. Todo trabalho tem isso. Mas essas tarefas não devem ser as que consomem a maior parte do seu tempo, a menos que sua descrição de trabalho e metas anuais o indiquem.

Elimine a sobrecarga de trabalho, etapa dois: Identifique e elimine os sugadores de tempo. Isso inclui pessoas, problemas e processos. Se você se encontra em reuniões o dia todo, pense em quais reuniões você realmente não precisa comparecer ou enviar alguém de sua equipe. Se alguém em sua organização ligar para você diariamente para ter conversas pessoais, diga à pessoa: “Eu adoraria falar com você e estou trabalhando dentro de um prazo. Podemos conversar mais tarde?”

Elimine a sobrecarga de trabalho, etapa três: Às vezes, fazer 110% por cento não é importante. Observe quando você está fazendo mais do que precisa e quando esse trabalho adicional não agrega valor significativo. Ou seja, você montou uma apresentação de PowerPoint elaborada e, em seguida, passou mais cinco horas imprimindo e empacotando pastas para enviar para a casa dos colegas de trabalho. Da próxima vez, concentre-se no conteúdo e se preocupe menos com a estética.

Elimine a sobrecarga de trabalho, etapa quatro: Por último, saiba quando e como pedir ajuda. A última organização em que trabalhei, antes de iniciar a Cultura da Transparência, era muito rápida e enxuta. Eu trabalhava o tempo todo e sempre me sentia sobrecarregado. Acabei procurando meu chefe para pedir ajuda. Fiz uma lista de tudo em que estava trabalhando e pedi que avaliasse cada item com base na importância que ele viu do projeto/tarefa. Ele colocou um “A” ao lado das coisas que precisavam ser feitas primeiro, um “B” ao lado das coisas que vieram a seguir e um “C” ao lado das coisas que eram menos importantes. Ele me disse para fazer o “A” primeiro, depois o “B”, e se eu chegasse ao “C”, ótimo; se não, sem problemas.

A reunião foi reveladora para mim. Presumi que ele pensava que tudo na minha lista era um “A” e isso me deixou estressada e incapaz de priorizar. Ouvir como ele percebeu minha carga de trabalho reduziu minha ansiedade e me deu permissão para facilitar os projetos que eu havia considerado oportunos.

Não sofra em silêncio. Mas aborde a redução da sobrecarga de trabalho de uma forma positiva. Em vez de reclamar com seu chefe e colegas de trabalho, encerre as conversas que você sabe que são uma perda de tempo, limite o trabalho que não agrega valor significativo e peça ajuda para priorizar quando você não pode fazer isso sozinho.