Não os deixe adivinhar

Você abre um e-mail (ou algumas centenas) dizendo a si mesmo que responderá mais tarde, mas nunca o fará. Sentindo-se ambicioso, você concorda com um prazo que não pode cumprir. Precisando de uma pausa, você tira uma folga durante as férias, mas não coloca uma mensagem de ausência no seu e-mail.

Todos nós demoramos muito para responder a um e-mail, perdemos um prazo ou simplesmente demoramos muito para fornecer informações a alguém. Não há problema em demorar para responder, não ter todas as respostas e tirar uma folga. Precisamos apenas fornecer uma atualização de status precisa e oportuna.

Quando as pessoas não têm notícias nossas da maneira que consideram oportuno, elas começam a se perguntar (na melhor das hipóteses) e nos julgam (pior) ou dizem aos outros que não respondemos e não somos confiáveis (pior). Não faça as pessoas se perguntarem se você recebeu a mensagem, envie uma atualização de status em tempo hábil e diga a verdade.

Se você está atrasado e precisa de mais tempo do que o normal para responder aos e-mails, diga isso às pessoas. Responda a cada e-mail dentro de 24 horas e diga à pessoa que você recebeu a mensagem e levará (preencha o espaço em branco) uma ou duas semanas antes que ela tenha uma resposta sua. Quando você receber um e-mail que exija pesquisa, responda em 24 horas e diga à pessoa que demorará o tempo realmente necessário para encontrar as informações. Se você estiver fora do escritório e não planeja ler ou responder a e-mails, diga às pessoas as datas em que você está fora.

Na ausência de conhecimento, as pessoas imaginam coisas. E isso nunca é bom. Preencher os espaços em branco não é malicioso. As pessoas simplesmente precisam saber o que está acontecendo. E quando não sabemos, imaginamos coisas. É assim que o cérebro funciona. Quando não recebemos resposta das pessoas de uma forma que consideramos oportuna, começamos a nos perguntar. “Ela recebeu minha mensagem? Ela não respondeu. Ela não deve gostar de mim. Talvez ela esteja fora do escritório? Talvez ela não trabalhe mais aqui?”

Não há problema em precisar de tempo para responder. Está tudo bem correr para trás. Não há problema em tirar uma folga. Simplesmente deixe as pessoas saberem o verdadeiro status. Gerencie sua reputação e relações comerciais. Não faça as pessoas adivinharem.